图书馆文献资源采购招标工作细则

  一、总则

  (一)为了建立健全文献资源采购运行机制,做好学校文献资源的采购管理工作,维护学校利益,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国招标投标法》及《南通大学招标采购管理暂行办法》(通大{2015}30号),制定本办法。

  (二)文献资源招标采购遵循公开、公平、公正、诚实、信用、竞争、择优、效益的原则。

  (三)本办法中的“文献资源”主要是:纸质文献(包括中外文图书、期刊)、电子文献、数据库及其检索系统和大型软件等。

  二、组织机构和管理

  (一)图书馆设图书馆文献资源采购招标工作小组,由文献建设部以及相关人员组成,图书馆分管馆长担任组长。

  (二)图书馆文献资源采购招标工作小组在学校招投标管理办公室指导下,具体组织文献采购招标工作,其职责是:

  1.负责项目招标前的论证、审批及资金落实等准备工作;

  2.负责编制招标公告、招标文件及供应商的答疑;

  3.组织考察,负责撰写考察报告;

  4.主持开标、评标,做好书面评标记录;

  5.负责合同文本的洽谈、拟定,在合同会签手续完成后签订正式合同;

  6.协调和督促合同的履行;

  7.负责项目完成后的资料收集、整理、归档。

  (三)文献招标采购原则上每年进行一次,对重要文献也可经学校招投标管理办公室同意后,单独进行招标采购。对履行合同好的中标单位,经学校招投标管理办公室同意后可续订文献采购供应合同。

  (四)全国、地区或行业性集团采购的文献资源,经学校招投标管理办公室同意后,图书馆可以正式成员参加团体采购,学校不再另行组织招标评标。

  (五)少量的特殊文献(如教学科研急需、本校作者编著的著作),中标供应商不能供货,图书馆可直接组织零星采购。一次零星采购码洋中文图书一般不超过5000元人民币,外文图书一般不超过10000元人民币。

  三、招标方式和程序

  (一)文献资源采购招标有公开招标、邀请招标、单一来源等方式。符合下列情形之一者,方可采用单一来源方式采购:

  1.只能从唯一供应商处采购的文献资源。

  2.科研、教学急需,但不能从中标供应商处及时采购的总码洋超过10000元的文献资源。

  3.必须保证原有文献资源的一致性或者服务配套的要求,需要继续向原供应商处添购或续购的文献。

  (二)图书馆文献资源采购招标程序:

  1.召开招标工作会,制订招标方案。

  2.编制招标文件。招标文件的具体内容包括:⑴招标人;⑵招标内容;⑶招标形式;⑷投标人资质条件;⑸投标文件的组成与要求;⑹投标时间和地点;⑺开标评标办法;⑻投标及违约责任;⑼招标附加说明。

  3.发布招标公告或邀请参标单位。

  4.图书馆文献资源采购招标工作小组在规定的时间内,接收投标文件,并认真核对,做好记录,存档备查。

  5.开标。评标小组集体检查投标文件,对有效标书拆封开标。

  6.评标。评标小组成员根据投标人的资信、业绩、服务承诺、优惠条件等,对照招标方案中规定的各项指标进行综合评议排序。按招标方案规定确定中标单位或中标候选单位,报学校招投标管理办公室备案。

  (三)图书馆文献建设部与中标单位商定合同条款,在征求有关部门的意见后,签订合同。单项采购5万元人民币及以上的合同必须送审计处审签。对未纳入学校招标范围的1万元及以上的采购项目,由文献资源采购招标工作小组负责,采用邀请招标、竞争性谈判或询价的方式进行采购,同时必须签订书面合同,并经图书馆负责人签署意见后,招投标管理办公室加盖“南通大学经济合同专用章”。1万元以下的采购项目,做好采购记录并存档备查,可不订立书面合同。

  四、验收

  (一)纸质文献和光盘、磁带等实体文献由图书馆文献建设部按规定进行验收。

  (二)电子文献、数据库和大型软件等虚拟文献采购项目,由图书馆信息技术部组织验收,验收结束均需填写验收报告、签署验收意见。

  (三)凡在验收中发现各类问题,应按合同约定向供应商提出,以便及时进行纠正、补偿及善后处理。

  (四)文献资源验收合格办理入库手续后,方可按合同规定办理付款报销手续。

  五、采购纪律与监督

  (一)文献资源的招标采购工作接受学校纪委等监督部门及全校师生的监督。

  (二)在采购招标过程中,要廉洁奉公、忠于职守。禁止利用职权和职务上的便利谋取不正当利益。采购招标相关人员必须遵守以下纪律:

  1.采购招标应严格按国家和学校的有关法律法规执行。

  2.开标前,不得向他人透露任何有关投标的信息。

  3.不得参加投标人组织的娱乐活动和宴请,不得收受礼金、代金券或其他财物。对于无法拒收的,要按学校的有关规定,如实登记上缴。

  4.非招标采购的项目,不得由个人进行采购。

  5.与投标人有利益关系的人员不得参加招标采购工作。

  (三)出现违纪违规行为的,将上报学校有关部门,依据党纪政纪对相关人员进行查处。

  六、附则

  (一)本细则自发布之日起生效。如有与国家、地方政府和学校的有关规定相悖的条款,按国家、地方政府和学校的规定执行。

  (二)本细则由图书馆负责解释。

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